Il D.L. n. 18 del 17/03/2020 (il c.d. “Cura Italia”), tenendo conto delle difficoltà di questi mesi, ha previsto la possibilità di rinviare l’approvazione dei bilanci che – ricordiamolo – normalmente deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, nel termine più ampio di 180 giorni. Ha altresì introdotto nuove modalità di svolgimento atte a contenere la diffusione del contagio. Per semplicità espositiva faremo riferimento alle società a responsabilità limitata.
Termine per la convocazione dell’assemblea ordinaria
L’art. 106 del D.L. n. 18/2020 stabilisce, in deroga a quanto previsto dal Codice civile o dalle diverse disposizioni statutarie, che:
- l’assemblea ordinaria è convocata entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio.
Tale disposizione, in luogo del canonico termine di 120 giorni, si applica alle assemblee convocate entro il 31/07/2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale sarà in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19.
Considerata la situazione emergenziale, si trattava già di una di quelle situazioni individuabili, caso per caso, dagli amministratori che avrebbe giustificato l’adozione del maggior termine di sei mesi per l’approvazione del bilancio come anche il Consiglio notarile di Milano ha avuto modo di confermare.
Nel contesto generale di incertezza, tuttavia, è da salutare favorevolmente l’intervento legislativo contenuto nell’articolo 106 del D.L. n.18/2020, che prevede una copertura normativa certa per il differimento dei termini di approvazione dei bilanci relativi al 2019 che quest’anno scadono entro il 28 giugno 2020 (festivo e quindi prorogato a lunedì 29 giugno). Si fa notare poi che il provvedimento è indirettamente efficace anche a livello fiscale giacché i saldi e gli acconti di imposta vengono di conseguenza differiti a fine luglio senza maggiorazioni (salvo ulteriori proroghe per l’emergenza) rispetto ai termini ordinari.
Da ultimo, la maggior parte della dottrina ritiene che l’espressa previsione normativa in esame faccia venir meno la necessità di una convocazione ad hoc per redigere il consueto verbale di proroga per il differimento dell’approvazione del bilancio.
Modalità di svolgimento dell’assemblea
L’articolo 106 del D.L. n. 18/2020 interviene inoltre a semplificare le procedure di tenuta assembleare, data la situazione di emergenza. In particolare, il comma 2 stabilisce che – purché ciò risulti dall’avviso di convocazione – si possa prevedere anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie:
- l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza
- l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione.
Le modalità di esercizio del voto per corrispondenza e in via elettronica e della partecipazione all’assemblea con mezzi elettronici possono, volendo anche per le Srl e le Spa non quotate a rigore, essere mutuate dal Regolamento Emittenti (Consob) agli articoli 140-143-ter attualmente vigenti.
Le società possono poi prevedere che l’assemblea si svolga anche esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo il presidente e il segretario (o il notaio in caso di assemblee straordinarie).
Pertanto si supera, molto opportunamente in questo frangente, la regola per cui presidente e segretario debbano presenziare nello stesso luogo.
Tali semplificazioni sono state in qualche modo anticipate dalla massima n. 187 del Consiglio del notariato di Milano dell’11/03/2020. La stessa evidenzia che l’intervento in assemblea con mezzi di telecomunicazione può riguardare la totalità dei partecipanti compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (che possono coincidere con il segretario o il notaio). Il verbale potrà poi essere redatto successivamente, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica.
In maniera specifica per le sole s.r.l., il comma 3 stabilisce che le stesse possono consentire, anche in deroga a quanto previsto dal Codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante:
– consultazione scritta;
– per consenso espresso per iscritto.
La prima modalità prevede la consultazione del parere dei soci da parte dell’amministratore sulla base di un quesito/formulario di tipo “referendario” per intenderci; la seconda, applicabile nei contesti a più ristretta compagine societaria, si manifesterebbe con una manifestazione di consenso senza necessaria precedente consultazione in quanto i diretti interessati risulterebbero già informati sulle decisioni da prendere.
Consigli di amministrazione in video conferenza
In assenza di previsioni normative sull’argomento, si ritiene che le modalità di svolgimento delle assemblee possa essere esteso nel periodo di emergenza sanitaria anche ai Consigli di Amministrazione.
Responsabilità in caso di mancata convocazione dell’assemblea
Si ricorda da ultimo che ai sensi dell’art. 2631 gli amministratori (e i sindaci) che omettono di convocare l’assemblea dei soci nei casi previsti dalla legge o dallo statuto, nei termini ivi previsti, sono puniti con la sanzione amministrativa pecuniaria da 1.032 a 6.197 euro.
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